Le télétravail fait désormais partie du quotidien de nombreux travailleurs. Selon Statistique Canada, au début de 2021, 32 % des employés canadiens effectuaient la plupart de leurs heures de travail à la maison, comparativement à 4 % en 2016. De ceux-ci, 90 % d’entre eux se disaient être au moins aussi productif en situation de travail à distance. Toutefois, ceux qui estimaient effectuer moins de tâches à l’heure qu’avant ont révélé que le manque d’interaction avec les collègues s’avèrerait le principal obstacle à leur productivité.
Il est vrai qu’une politique de communication interne bien développée est un élément déterminant du succès global d’une entreprise. Mais, comment est-il possible d’assurer des échanges favorables entre collègues et, ainsi, augmenter la productivité des équipes, en mode télétravail ? Trouvez ici les secrets d’une bonne communication interne à distance, des plateformes de collaboration jusqu’aux façons innovantes de renforcer le lien collectif de manière virtuelle.
La communication interne, bien plus que les échanges professionnels
La communication interne d’une entreprise va bien au-delà des messages formels qui concernent le travail des employés. Elle englobe la totalité des échanges entre les membres d’une organisation, incluant les interactions informelles entre collègues, lors des pauses repas et des 5 à 7.
Pour plusieurs, les causeries entre collègues contribuent grandement à leur bien-être au travail et leur sentiment d’appartenance au sein de leur équipe. Pour combler l’absence de contact physique qui découle du télétravail et alimenter la motivation ainsi que l’énergie des troupes, il est essentiel de repenser et virtualiser la communication interne de son entreprise. Mais, comment ? Poursuivez votre lecture pour en apprendre davantage.
8 astuces pour une bonne communication interne en télétravail
Les enjeux de communication interne font partie des principaux défis de la gestion à distance. Ils rendent le travail des employés plus difficile, moins productif et plus lourd. De plus, ils compliquent l’évaluation de la performance et la supervision pour les gestionnaires.
Heureusement, il existe des outils et services numériques qui permettent aux entreprises d’améliorer la praticité et la fréquence des échanges entre collègues. Voici 8 astuces pour un télétravail efficace et des équipes plus connectées.
- Varier les supports de communication interne
Le courriel est un moyen de communication interne saturé et mal utilisé. Comme l’indique le Conseil du patronat du Québec dans son Guide pratique pour l’implantation du télétravail en entreprise, il est recommandé d’éviter les échanges courriel entre collègues. L’utilisation d’outils de clavardage et de collaboration, comme Slack, Talkspirit, Airtable ou Microsoft Teams s’avère plus approprié. Ces supports favorisent également les échanges spontanés qui permettent aux employés de décompresser et de renforcer leur lien collectif.
De plus, il est préférable de combiner la communication synchrone (en simultané, comme par exemple la vidéoconférence) et asynchrone (en différé, comme par exemple les plateformes de messagerie). Alors que la vidéoconférence permet d’assurer la bonne compréhension de tous en simultané, elle peut aussi entraîner une certaine fatigue mentale lorsqu’elle est surutilisée. En utilisant des plateformes de messagerie et de gestion de projets, les employés peuvent aller consulter l’information essentielle au moment où ils en ont besoin, selon leur emploi du temps.
- Bien s’équiper pour mieux communiquer
Parmi ceux qui considèrent être moins productifs en télétravail qu’au bureau, 5 % ont mentionné la vitesse de leur Internet comme cause de leur baisse de productivité. Une mauvaise connexion peut compliquer les échanges entre collègues, en plus d’engendrer des frustrations.
Les entreprises devraient munir leurs employés des ressources nécessaires à la réalisation de leurs tâches et à la communication avec leurs collègues depuis leur domicile. Sachez aussi que Loi de l’impôt sur le revenu au fédéral et de la Loi sur les impôts au Québec autorisent les déductions pour les télétravailleurs, notamment sur l’utilisation de leur Internet, une portion du loyer et des frais courants, sur la fourniture utilisée pour le travail et plus encore. Cette aide financière est là pour contribuer à votre bien-être et votre sécurité en télétravail, alors profitez-en !
- Se rendre disponible
Même si le télétravail permet une plus grande flexibilité, pour être un joueur d’équipe et contribuer à renforcer le lien collectif, vous devez vous rendre disponible pour vos collègues, pendant les heures de travail. Pour une cohésion optimale avec vos pairs, informez-les du meilleur moment de la journée pour vous contacter et solliciter votre aide. N’oubliez pas de les aviser lorsque vous devez vous rendre exceptionnellement indisponible. Pour faciliter cela, envisagez le partage du calendrier de chacun sur Outlook. Il s’agit d’un bon outil pour contrer le sentiment de déconnexion et de solitude au sein de votre équipe.
- Établir une fréquence de communication
La fréquence des échanges entre collègues joue un rôle déterminant dans le maintien d’un lien collectif fort. Les interactions fréquentes entre les membres d’une équipe permettent aussi d’éviter les malentendus et d’assurer l’atteinte des objectifs communs. Il revient au gestionnaire d’établir cette fréquence et le moment opportun pour tenir les rencontres virtuelles de groupe, après avoir sondé chacun des employés sur leurs préférences.
Bon à savoir : la durée optimale d’une rencontre virtuelle est d’environ 20 minutes. Au-delà de cela, il est recommandé de prévoir des pauses pour veiller au bien-être et favoriser la participation active de chacun.
- Prévoir un espace en ligne de pauses virtuelles
Bien que rien ne remplace un échange face à face devant la machine à café, il est possible de créer un espace virtuel pour se réunir entre collègues, lors du lunch ou d’une pause. Pour ce faire, il suffit de programmer un événement Zoom en mode périodique et d’ouvrir l’accès de réunion avant l’animateur. Cet espace en ligne permet aux employés d’interagir de manière informelle et de briser l’isolement social associé au télétravail.
- Créer un fil de conversation consacré à la rétroaction positive
Les commentaires positifs de la part des collègues et des gestionnaires ont un impact favorable sur la productivité et la motivation des employés. Même au bureau, alors que les interactions face à face se font plus fréquentes, de nombreux travailleurs estiment qu’ils ne reçoivent pas suffisamment de reconnaissance pour leurs efforts.
La création d’un fil de conversation consacré aux remerciements et commentaires positifs sur le travail des pairs est une façon ingénieuse de souligner les efforts exceptionnels des employés et de renforcer les liens entre collègues, à distance.
Vous avez envie de remercier personnellement un collègue ? Essayez la plateforme Thank You Machine qui vous permet d’envoyer une carte de remerciements personnalisée sur un ton léger et ludique. Un petit geste qui fera certainement sourire !
- Impliquer davantage les dirigeants
Selon une étude récente menée auprès de professionnels de communication interne de 400 organisations à travers le monde, le manque d’interaction de la part des dirigeants est le premier obstacle au succès de la communication interne d’une entreprise. En télétravail comme au bureau, un membre de la direction doit non seulement communiquer les informations importantes à ses employés, mais aussi se montrer disponible, présent et à l’écoute.
Pour faire cela à distance, un gestionnaire peut sonder ses équipes afin de connaître l’avis et les difficultés rencontrées de chaque employé, grâce à un outil comme SurveyMonkey. Il peut aussi planifier des rencontres virtuelles individuelles, afin de valoriser le travail de chacun. Finalement, lorsque l’occasion est appropriée, sa participation dans les échanges virtuels informels est recommandée afin de renforcer les liens avec ses subordonnés et confirmer sa disponibilité.
- Faire attention au ton et aux interprétations
En l’absence d’un contact visuel, les mots peuvent être interprétés de différentes façons. Pour éviter les malentendus et les conflits, il est important de faire attention au ton utilisé, au choix des mots et à la ponctuation, lors de la rédaction de vos messages numériques. Avant de les envoyer, assurez-vous de les lire à voix haute, ce qui vous permettra de mieux évaluer l’appropriation des mots et du ton choisis.
Avec ces 8 conseils pour optimiser la communication interne de votre entreprise en mode télétravail, vous serez plus connecté que jamais avec vos pairs, et ce, même à distance !
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* Le générique masculin est utilisé dans ce texte uniquement dans le but d’en alléger la forme et d’en faciliter la lecture.
Les secrets d'une bonne communication interne en télétravail - La Nouvelle Union
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